Oddelegowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak również innych newralgicznych kwestii jak kadry i płace dla typowego serwisu komputerowego może okazać się strzałem w dziesiątkę, co pozwoli zaoszczędzić wiele środków, które musiałyby pójść na zatrudnienie pracownika na etat, jak również na zapewnienie mu optymalnych warunków pracy.
Serwis komputerowy w zasadzie nie różni się swoim profilem działalności od typowego przedsiębiorstwa. Charakterystyka funkcjonowania jest jednak nieco bardziej skomplikowana, jako że mamy do czynienia z przyjmowaniem urządzeń. Trzeba każde urządzenie zewidencjonować. Pracownicy muszą być przeszkoleni do odpowiedniego korzystania z programów do ewidencjonowania. Mały serwis komputerowy to mniejszy problem, gdy zatrudniamy już kilka lub kilkanaście osób, robi się większy problem i stajemy przed wyborem – czy zatrudnić księgową i kadrową na etat, czy też postawić na outsourcing usług księgowych – czyli na biuro rachunkowe.
Pracownik na etat to spore wydatki, w serwisie komputerowym nie możemy też zatrudnić osoby, która nie ma doświadczenia i dopiero będzie zdobywała pierwsze szlify. Czym większa firma, tym bardziej odpowiedzialna praca po stronie księgowości oraz kadr i płac. Pracownik musi także mieć odpowiednie warunki do pracy, co niesie ze sobą koszty. O ile komputery to rzecz normalna w serwisie komputerowym, o tyle odpowiednie oprogramowanie księgowe nie jest już typowym „urządzeniem” w serwisie. Koszt oprogramowania może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, oczywiście można zakupić software w formie licencji odnawialnej, gdzie każdego roku będziemy musieli ponosić koszty odnowienia subskrypcji. Zakup oprogramowania możemy jednak wliczyć w koszty. Tylko czy to jest opłacalne dla małego serwisu? Nie jest!
Wyposażenie stanowiska pracy to tylko jedna strona medalu. Pozostaje kwestia szkoleń pracowniczych. Każdy pracownik, w tym księgowy musi być na bieżąco z nowinkami, zmieniającymi się ciągle przepisami. Oprócz samodyscypliny i samo dokształcania potrzebne są fachowe szkolenia, które pozwolą dotrzymać kroku zmianom i nowościom.
Jak widzisz koszty zatrudnienia pracownika nie zamykają się na wypłaceniu mu pensji, to również wiele innych obowiązków zatrudniającego, które niestety muszą być wykonane, aby można było mówić o efektywnej pracy i przede wszystkim bezpiecznej.
Biura rachunkowe standardowo zobligowane są do posiadania polisy OC, która zabezpiecza przed następstwem pomyłek. W przypadku zatrudnionych pracowników z reguły nie ma OC, tylko przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty z tym związane, w przypadku nieprawidłowości w rozliczeniach.
Biura rachunkowe dbają również, aby ich pracownicy stale się dokształcali, jak trzeba wysyłają ich na szkolenia i kursy. Wszelkie koszty związane z „byciem w temacie” ponosi w tym przypadku biuro rachunkowe.
Wybór między pracownikiem na etacie, a biurem rachunkowym jest oczywisty. Dla małego serwisu komputerowego wynajęcie biura rachunkowego to czysta oszczędność. Dla większej firmy, która może ponieść koszty zatrudnienia księgowego, lepszym wyborem może okazać się pracownik na etat, ale to też nie jest takie oczywiste i uzależnione od jego zakresu obowiązków. Pracownik na etat to też często wydatek rzędu 5000 złotych netto miesięcznie. Który wariant wybierzemy zależy finalnie od naszych potrzeb i preferencji.
W przypadku małego serwisu komputerowego działającego lokalnie w Będzinie, pozostaje pytanie, czy księgowość powierzyć firmie z tego samego miasta, a może jednak zlecić ją do biura z Dąbrowy Górniczej. Tutaj również odpowiedź będzie uzależniona od potrzeb i preferencji danego przedsiębiorcy. Jedni preferują częstsze bezpośrednie kontakty, innym wystarczy, że dokumenty prześlą pocztą tradycyjną lub elektroniczną, a ewentualne konsultacje dokonają za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Oczywiście każda forma nie wyklucza się wzajemnie, firmy od dawna jeszcze przed 2020 rokiem funkcjonowały w sposób hybrydowy, oferując klientom zarówno klasyczną formę księgowości, jak i księgowość online. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wypróbować obydwie formy.
